Sređivanje arhivske građe prema novom Zakonu: Šta privrednici moraju da znaju?
Narodna skupština Republike Srbije izglasala je novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020), koji je počeo sa punom primenom početkom 2021. godine. Ovaj propis se do tančina bavi pitanjem upravljanja dokumentacijom, a njegovim čitanjem jasno je da sređivanje arhivske građe više nikada neće funkcionisati po starim pravilima.
Novim zakonom uređuje se mnoštvo pitanja vezanih za arhivsku građu, određuju se strogi uslovi za njenu zaštitu i utvrđuje se precizna pravna regulativa za dokumentaciju nastalu u elektronskom obliku. Cilj uvođenja novih obaveza i procedura jeste usklađivanje sa radnim principima koji se primenjuju u zemljama Evropske unije.
Ko je stvaralac arhivske građe i koje su njegove obaveze?
Prema Zakonu, stvaralac i imalac arhivske građe je svako pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa (sva privredna društva, preduzetnici, udruženja). Najvažnija novina odnosi se na donošenje internih procedura. Stvaraoci su u obavezi da donesu sledeće interne opšte akte iz oblasti arhiviranja:
- Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa tačno definisanim rokovima čuvanja;
- Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
Pored izrade ovih akata, svako privredno društvo mora imenovati odgovorno stručno lice (zaposleno u firmi), čiji je glavni zadatak da vodi računa o pravilnom postupanju sa arhivskom građom i njenoj fizičkoj i pravnoj zaštiti.
Arhivska knjiga: Godišnja obaveza i retroaktivno upisivanje
Iako je i raniji zakon propisivao vođenje Arhivske knjige, mali broj privrednika je ispunjavao ovu obavezu zbog nedostatka adekvatnih sankcija u praksi. Novi Zakon to drastično menja.
Sada je propisana stroga obaveza da se prepis Arhivske knjige dostavi nadležnom javnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini. Važno je napomenuti da su sva pravna lica, koja do sada nisu uredno vodila arhivsku knjigu, dužna da je retroaktivno sačine od trenutka osnivanja firme.
Takođe, stvaraocu se uvodi obaveza da o svakoj budućoj statusnoj promeni (promena imena, adrese, otvaranje stečaja ili pokretanje likvidacije) blagovremeno obavesti nadležni javni arhiv.
Kazne za nepoštovanje Zakona o arhivskoj građi
Ukoliko se stvaraoci arhivske građe ogluše o zakon i ne urede svoju dokumentaciju, uvedene su oštre sankcije u vidu prekršajne odgovornosti. Mogućnost kažnjavanja pravnog lica podrazumeva novčanu kaznu koja može iznositi do 2.000.000,00 dinara. Zbog ovako visokih kazni, pravilno sređivanje arhivske građe postalo je prioritet za poslovanje u Srbiji.
Elektronsko arhiviranje i digitalizacija papirne dokumentacije
Po prvi put, zakonom je detaljno regulisano pitanje elektronskog arhiviranja. Svaki dokument koji je nastao u elektronskom obliku i koji je podoban za potpisivanje kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, u budućnosti se mora čuvati isključivo u elektronskom obliku.
Ipak, postoji važno pravilo kod digitalizacije papira: Arhivska građa se čuva trajno u obliku u kojem je nastala!
Šta to znači u praksi?
- Dokumentarni materijal nastao u papirnom obliku, a koji se klasifikuje kao građa od trajnog značaja, ne sme biti uništen nakon digitalizacije.
- Digitalizacija je izuzetno poželjna za lakše operativno poslovanje i brzu pretragu, ali skenirani dokument ne zamenjuje obavezu trajnog čuvanja papirnog originala.
- Papirni materijal za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka roka, samo ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata.
Da li je vaša dokumentacija usklađena sa novim Zakonom? Ne čekajte i ne rizikujte visoke kazne. Sređivanje arhivske građe je proces koji zahteva stručnost i vreme. Započnite ga već danas!
